｢頼みごとをするときは、仕事内容を伝えるだけではなく、依頼するに至った背景からしっかりと説明するのが鉄則です｣と、人材育成やスキルアップのセミナー講師などとして活躍する新井淳子さん。
背景といっても、「手いっぱいで締め切りに間に合いそうにないから」といった自分の状況に関する説明ではないそう。依頼する仕事が会社でどういう位置づけにあるのか、それを実行することがいかに会社の利益に結び付くのかを話して。
｢こうした説明をすることで相手が依頼された仕事に、やりがいを感じることができます。また会社にとってのメリットに加え、相手が身に付けたいと考えているスキルや、思い描いている未来像と関連付けると、さらに相手のモチベーションが上がるでしょう｣ (同)
たとえ頼む相手が会社のことをまだよく理解していない新入社員だったとしても、この方法で説明を。ただ書類をまとめるだけでも、それが会社の重要な会議で使うためのものだとわかれば、やる気が違ってくるはず。
｢仕事を依頼した後には、伝えた締め切りの前に進み具合などを忘れずにチェックしましょう。途中で確認することで確実に期限内に仕上げてもらうためだけではなく、相手に『丸投げされた』という印象を与えずにすみます｣(同)
さらに頼みごとを実行してくれたあとのフォローも重要なのだとか。『あなたのおかげでこんなふうに助かりました』とか、『あなたの仕事がこんなふうに受け取られています』と結果をフィードバックしよう。
｢頼まれた相手は自分が意欲をもって取り組んだことが、組織や周囲にどのように受け取られたのかを知りたいはず。その仕事の会社に対する貢献度を説明しておけば、次に頼みごとをしたときにも、責任感を持って仕事をしてくれるようになります｣(同)
仕事を上手に人に頼むのもスキルのうち。ひとりで仕事を抱え込まないように、上手に仕事を頼むコツを覚えて。
新井淳子
オフィスフローラン代表。日本プレゼンテーション協会認定講師、社会保険労務士、ファイナンシャルプランナー。職場の課題発掘と人材育成、モチベーションアップなどを図るコンサルティングやセミナー開催などを行い、スキルアップのサポート役として多方面で活躍中。
