会社勤めには電話対応がつきものだ。お得意様からなら難しいことはないが、初めて対応する相手の場合、会社名や氏名が聞き取れない、ということはよくあるものだ。2ちゃんねるに昨年立てられたスレッドにも、こんな経験談が寄せられていた。
最初に「〇〇社です」と会社名を言われて、とりあえず「お世話になってます」と返事したものの、取り次ぐために「失礼ですが御社のお名前お願いします」と再び聞き返したところ、相手に「ファッ！？」と困惑される、という内容だ。
「想定してない名前は聞き取れない」という意見も
このような経験をした人は多いようで、このスレには多数の書きこみが寄せられている。電話口で相手が何を言っているのか分からないため、毎回「確認のためもう一度御社名を伺ってもよろしいでしょうか」などと聞き返している、という人もいた。ただ、それでもはっきり聞き取れないことがある。
「最初で聞こえんやつは4、5回聞かんと結局わからんわ。もっとはっきり言えや、それか電話変えてくれ」
相手がやたら早口だったりすることも珍しくないし、「想定してない名前は聞き取れない」という考え方もある。聞いたことないが社名と長い部署名を早口で言われ、聞き返しても再度早口で言われた、という書き込みもあり、これではもうお手上げだ。
では、聞き取れない場合はどうしているのか。電話機の液晶で相手の電話番号を確認し、ネットで検索して社名を突き止める、という人もいた。ただ、これでは取り次ぐまでに時間がかかってしまう。中には、
「なんかよく分からんところから電話です」
と言ってしまえばいいという意見もあったが、上司によっては怒られそうだ。
事務経験者は「受話器の音量を上げるといい」とアドバイス
では、一体どうすればいいのか。「教えて！goo」には、「電話のとき相手の声が聞き取れない」という悩みに対し、「長年、事務職をやっている」という人物が解決策を提案していた。
まず、特定の取引先やいつも決まった人からの電話が多い場合は、かかってきそうな相手の社名と名前をあらかじめ把握して覚えておく。もし聞き取れなかった場合は、電話を代わった同僚に「今のお電話の方のお名前を教えていただけますか？」と聞いておくと、次回受けたときに聞き取りやすくなるという。
「人間、全く聞いたことのない名前は聞き取り辛いですが、いったん名前を覚えてしまえば、案外楽に聞き取れるようになるものです」
また電話が聞き取れない要因として、周囲の音がうるさいということもあり得る。近くで誰かが打ち合わせをしていたり、コピー機が始終動いていたりすると、それだけで電話が遠くなるものだ。そのため受話器の音量を上げると聞き取りやすくなることがある、としている。
この人物は、電話が聞き取れず怒られてばかりなので会社を辞めたい、という相談者に対し、「とにかく、電話は『慣れ』なので、もう少し頑張ってお仕事続けてみてはどうかと思いますよ」とアドバイスしていた。
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