写真さまざまな職種で仕事の基本となる、電話応対やメールのやりとり。最初は丁寧にしていても、慣れてくると意識せずに対処しがち。
「電話応対やメールは基本的な作業だからこそ、できる女子とできない女子の差が出やすい」と話すのは、働く女性に対して自身の強みやビジョンを引き出す、パーソナルブランドコンサルタントの千葉のり子さん。
「特に差が出やすいのが、電話応対の際の伝言メモの書き方。メモを残しておいたのに折り返しが必要かどうかがわからないなど、伝言モレがあっては意味がありません。そうならないために、オリジナルの伝言メモフォーマットを作成しておくといいでしょう」（同）
千葉さんがすすめる伝言メモのフォーマットは次の通り。
・○○さまへ（宛名）
・自分の名前（電話の受け手）
・○月○日 ○時○分（電話を受けた日時）
・○社○○部の○○様からお電話がありました
・□電話があったと伝えてください □また電話します □折り返し電話をください（選択式のチェック項目）
・伝言内容（フリースペースのメモ欄）
さらにフォーマットにイラストを入れるなどして、自分のカラーをさりげなく打ち出すのもおすすめだそう。
「絵が苦手な人は、ネットのフリー素材から見つけるという手もあります。そうした工夫ひとつあるだけで、より楽しいコミュニケーションが取れるもの。目上の相手にイラスト入りのメモを使えない場合は、イラストありとなしの2種類の伝言メモを用意してみても」（同）
また、メールの送り方にも、できる人とそうでない人との差が出やすいのだとか。
「仕事ができる人ほどメールの返信が早く、簡潔で短い傾向があります。すぐに回答できる内容のメールは、開封したらその場で返信するのが鉄則。一度内容を検討してからでないと回答できないメールは、仮の返信をなるべく早く送るのがスマートなやり方です」（同）
仮の返信とは、例えば『この件については現在確認中です。つきましては○月○日までに回答いたします』というように、すぐに回答できない理由を添えて、回答期限を先に伝えておくもの。文末に「まずは拝受のお礼まで」などと加えると、より丁寧な印象に。
電話応対やメールは、相手が不明点のないようにわかりやすく伝えるのが基本。相手の立場になって、今の自分のやり方を見直してみよう！
千葉のり子パーソナルブランドコンサルタント。カシオ計算機で女性初の設計エンジニアとして腕時計の設計に従事したのち、商品企画部に異動。新ブランドの立ち上げやブランド戦略の策定、役員向けプレゼン、各部門長との折衝など多くのビジネス経験を積む。その経験を活かし、現在は働く女性を中心に自身の強みやビジョンを引き出すサポートをしている。著書に『がんばった分だけ認められる女子の仕事術』（日本実業出版社）。
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