メールの返信と終わり方に困っています

メールを終えるタイミングがつかめずに、だらだらとラリーを続けてしまったり、一方で相手からの返信を待つこと３日、待てど暮らせど一向に話が進まないことにイライラしたり……気心の知れた友人ならば多少の無礼も笑い話になるけれど、知り合ったばかりの人とのやりとりでは相手との歩調が合わせられずに苦労をしたこともあるのではないでしょうか。そこでみんなのメール事情を探ってみました。

●即レス？気まぐれ？　気になりだすとキリがないメールの返信速度

発言小町『メール返信を終了させる有効な言葉とタイムリミットは？』によると、メールは受け取るとできる限りすぐに返信をするように心がけているという投稿者。しかし友人の一人は2日以上たってからの返信が多く、その度にモヤモヤとさせられるのだそう。相手に失礼のない返信のタイムリミットは人それぞれ考えがあるとはいえ、一般的にどれくらいの間隔で返信をしているのか、またラリーが続き、区切りをつけられずにいる場合に相手に終わりをやんわりと伝えるときに用いる言葉についてアドバイスを募っていました。

「１日くらいでしょうか？発信側としては返ってこなくても仕方ないというスタンスではいます。終わりサインは夜なら『オヤスミ』、昼なら『ではまた』とか『サヨナラ』とか」（ぴょんさん）

急用ではない限りすぐに返事はしないと決めているミコさんは電車に乗った時しか返信をしないのだそう。週末ともなれば電車に乗らないこともあり、３日ほど経過することも。「携帯メールは一日３回くらいしか見ません」とメールのチェックも少なめ。返信は一日一回などと自分ルールを敷いてみるのも手ではないかとアドバイスしていました。

●待たされるのは送信者にも原因が！？

待てど暮らせど一向に届かない相手からの返信。時間の経過と共に心中穏やかではいられない……その原因は送信者にも原因があることも。

「返信がほしい場合は○日迄に返信下さいと末文にいれるし、即欲しい場合はメールじゃなく電話します」というミニーさんは、特に他愛もない内容ならば暇な時にでも返信をしてくれればというスタンス。またメールがだらだら続きそうな時は、返事を｢オッケー｣などと簡単に済ませたり、「返信不要です」「オッケーの場合は返信不要です」と末文に付け加えることで通しているそうです。

「これでメールを終わらせたいと思ったら、私は『このメールに返事は不要です』と最後に書くことにしています」という珍しいきのこさんをはじめ明記派が多いようです。

ひたすら相手の返信を待つのではなく、返信のリミットを明確にするなど、受け取った相手もレスポンスしやすいように配慮をして促すのも手。あいまいなニュアンスで伝え、じっとレスポンスを待つよりもずっと効率的といえそうです。

ちなみに「返信不要」とは、これ以上相手の手を煩わせたくないという気遣いから用いられるケースが多いものですが、受け取る側によっては少々ぶっきらぼうに感じられることもあるようです。ビジネスシーンでは「ご多忙と存じますのでご返信には及びません」などと記すこともありますが、ケータイメールにおいては少々堅い印象に。自分なりのアレンジを加えて使ってみてはいかがでしょうか。

送信側は急用と認識して送ったつもりでも、受信側に必ず正確に理解をしてもらえるとは限りません。お互いのペースをつかむまでは、用件やリミットをはっきりと明記することで誤解を避けたいもの。スムーズなやりとりでコミュニケーションを深めたいですね。（幸）

やめて…聞くとゾワゾワする言葉遣いは


■gooランキングのおすすめコラム
頭から離れないCMソングは？
何気ない一言　それは建前？それともホンネ？
誰か助けて！実は多い社内トラブル